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En muchas plantillas hay militares en activo. Cuando un empleado notifica a la empresa su ausencia del trabajo debido al servicio militar, debe enviarle una carta agradeciéndole el preaviso (que no es legalmente obligatorio) y confirmando la fecha de inicio del permiso. Para asegurarse de la legitimidad de la solicitud, la empresa debe pedir una copia de las órdenes del empleado.

Además, la carta debe establecer que la excedencia se regirá por la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act, USERRA). Deje claro que, para acogerse a la USERRA, la ausencia debe deberse al "servicio en los servicios uniformados", lo que incluye el Ejército, la Armada, las Fuerzas Aéreas, el Cuerpo de Marines, la Guardia Costera y las Reservas de cada una de esas ramas; la Guardia Nacional del Ejército; la Guardia Nacional del Aire; los cuerpos comisionados del Servicio de Salud Pública; y cualquier otra categoría de personas designadas por el Presidente de los Estados Unidos en tiempo de guerra o emergencia nacional.

La carta también debe abordar cómo se gestionarán la indemnización y las prestaciones del empleado. Durante la excedencia, dado que ésta no es retribuida, se debe dar al empleado la opción de utilizar el tiempo de vacaciones acumulado antes del inicio de la excedencia sin sueldo por servicio militar. Dejar claro que el empleado no está obligado a utilizar las vacaciones. Informar al empleado de que sus prestaciones médicas y las primas asociadas se cobrarán por el importe de la contribución del empleado durante los primeros 31 días, pero que la continuación de las prestaciones médicas más allá de los 31 días se cobrará como máximo a 102% de la prima médica completa asociada a la cobertura. El empleado puede elegir entre la cobertura ampliada en virtud de COBRA o USERRA, que presentan diferencias importantes que deben discutirse con el empleado. (Para una explicación detallada de las diferencias, consulte Opción de prestación médica por baja militar: USERRA o COBRA.) Indique al trabajador si debe enviar las primas directamente a la aseguradora o a la empresa. En función de la política de la empresa, ésta debe indicar también si el trabajador tendrá derecho a la paga de vacaciones si un día festivo cae durante la baja.

Es igualmente importante informar al empleado de sus derechos de reincorporación. La carta debe informar al empleado de que, una vez finalizado su servicio militar, no superior a cinco años, tendrá derecho a la reincorporación en un plazo de dos semanas a partir de la presentación de una solicitud de reincorporación conforme a lo dispuesto en la USERRA. Comunique al empleado que la solicitud de reincorporación debe incluir antibióticos confirmación de la buena relación del empleado con las fuerzas armadas y debe llegar a tiempo según las disposiciones de USERRA:

• Si la ausencia es por un período de 30 días o menos, el empleado debe presentarse a trabajar en el siguiente día de trabajo completo, regularmente programado, más 8 horas.
• Si la ausencia es por un periodo de 31 a 180 días, el trabajador debe notificar a la empresa su intención de reincorporarse al trabajo en los 14 días siguientes a la finalización de su servicio militar.
• Si la ausencia es de 181 días o más, el trabajador debe notificar a la empresa su intención de reincorporarse al trabajo en los 90 días siguientes a la finalización de su servicio militar.

El empleador también debe expresar su comprensión de que presentarse al trabajo o notificar a tiempo su intención de volver al trabajo puede ser imposible o poco razonable sin que sea culpa del empleado. En tal caso, la ley USERRA permite al empleado presentarse lo antes posible (ausencias de 30 días o menos) o avisar antes del siguiente día natural completo después de que sea posible hacerlo (ausencias de 31 a 180 días).

El empleador también debe dejar claro que, en virtud de las directrices establecidas por la USERRA, el empleador hará todo lo posible para que el empleado vuelva a ocupar al menos el mismo puesto (o un puesto equivalente) que tenía antes de la licencia militar. También es una buena práctica notificar al empleado que su tiempo de servicio militar se contabilizará a efectos de antigüedad en la empresa como si no estuviera de baja militar.

Por último, el empresario debe señalar que la USERRA es una ley compleja y que la carta es sólo un breve resumen de algunas de las disposiciones más destacadas de la ley. Si el empleado tiene alguna pregunta sobre este aviso u otros aspectos de la aplicación de USERRA a su situación, diríjalo a un contacto específico dentro de la empresa.

El tono de la carta debe reflejar respeto por el empleado y un afán por dar cabida al importante servicio que presta el empleado tanto a la comunidad como al país.

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