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Muchas plantillas incluyen miembros activos del ejército. Cuando un empleado notifica a la empresa su ausencia del trabajo por motivos de servicio militar, debe enviarle una carta en la que le agradece el aviso previo (que no es obligatorio por ley) y le confirma la fecha de inicio del permiso. Para asegurarse de la legitimidad de la solicitud, el empresario debe solicitar una copia de las órdenes del empleado.

Además, la carta debe establecer que la licencia se regirá por la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA). Aclare que, para poder acogerse a la USERRA, la ausencia debe deberse al "servicio en los servicios uniformados", que incluye el Ejército, la Armada, las Fuerzas Aéreas, el Cuerpo de Marines, la Guardia Costera y las Reservas de cada una de esas ramas; la Guardia Nacional del Ejército; la Guardia Nacional del Aire; el cuerpo comisionado del Servicio de Salud Pública; y cualquier otra categoría de personas designadas por el Presidente de los Estados Unidos en tiempo de guerra o emergencia nacional.

La carta también debe abordar cómo se manejarán la compensación y los beneficios del empleado. Durante la licencia, dado que la licencia no es remunerada, el empleado debe tener la opción de aplicar cualquier tiempo de vacaciones ganado y acumulado antes del comienzo de la licencia de servicio militar no remunerada. Dejar claro que el empleado no está obligado a utilizar las vacaciones. Informar al empleado de que sus prestaciones médicas y las primas asociadas se cobrarán por el importe de la contribución del empleado durante los primeros 31 días, pero la continuación de las prestaciones médicas más allá de los 31 días se cobrará como máximo a 102% de la prima médica completa asociada a la cobertura. El empleado puede elegir entre la ampliación de la cobertura en virtud de COBRA o USERRA, que presentan importantes diferencias que deben discutirse con el empleado. (Para obtener una explicación detallada de las diferencias, consulte Elección de la prestación médica de baja militar: USERRA o COBRA.) Indique al trabajador si debe enviar las primas directamente a la aseguradora o a la empresa. En función de la política de la empresa, ésta debe indicar también si el empleado tendrá derecho a la paga de vacaciones si un día festivo cae durante la baja.

Es igualmente importante informar al empleado de sus derechos de reincorporación. La carta debe informar al empleado de que, una vez finalizado su servicio militar, que no puede exceder de cinco años, podrá optar a la reincorporación en un plazo de dos semanas tras presentar una solicitud de reincorporación, tal y como establece la ley USERRA. Comunique al empleado que la solicitud de reempleo debe incluir antibióticos La confirmación de la situación del empleado con el ejército y debe ser oportuna según las disposiciones de la USERRA:

• Si la ausencia es por un período de 30 días o menos, el empleado debe presentarse a trabajar en el siguiente día de trabajo completo, regularmente programado, más 8 horas.
• Si la ausencia es por un periodo de 31 a 180 días, el trabajador debe notificar a la empresa su intención de reincorporarse al trabajo en los 14 días siguientes a la finalización de su servicio militar.
• Si la ausencia es de 181 días o más, el trabajador debe notificar a la empresa su intención de reincorporarse al trabajo en los 90 días siguientes a la finalización de su servicio militar.

El empleador también debe expresar su comprensión de que presentarse al trabajo o notificar a tiempo su intención de volver al trabajo puede ser imposible o poco razonable sin que sea culpa del empleado. En tal caso, la ley USERRA permite al empleado presentarse lo antes posible (ausencias de 30 días o menos) o avisar antes del siguiente día natural completo después de que sea posible hacerlo (ausencias de 31 a 180 días).

El empleador también debe dejar claro que, en virtud de las directrices establecidas por la USERRA, el empleador hará todo lo posible para que el empleado vuelva a ocupar al menos el mismo puesto (o un puesto equivalente) que tenía antes de la licencia militar. También es una buena práctica notificar al empleado que su tiempo de servicio militar se contabilizará a efectos de antigüedad en la empresa como si no estuviera de baja militar.

Por último, el empresario debe señalar que la USERRA es una ley compleja y que la carta es sólo un breve resumen de algunas de las disposiciones más destacadas de la ley. Si el empleado tiene alguna pregunta sobre este aviso u otros aspectos de la aplicación de USERRA a su situación, diríjalo a un contacto específico dentro de la empresa.

El tono de la carta debe reflejar respeto por el empleado y un afán por dar cabida al importante servicio que presta el empleado tanto a la comunidad como al país.

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